Hankkeiden hallinta: formuloiden aika-ajot vai navigointia tuntemattomilla teillä? (2/2)

Reilu kilpailu kurvien kaarteissa  

Kun vauhti kiihtyy ja ratakierrokset lisääntyvät, on erittäin tärkeä jatkaa etenemisen seurantaa ja varmistaa, että pysytään aikataulussa. Hankkeissa suunnittelu-, toteutus- ja seurantavaiheet voivat toistua useita kertoja. Esimerkiksi seurantavaiheessa voidaan havaita haasteita, jotka saattavat vaatia muutoksia hankkeen toteutukseen. Monimutkaisissa hankkeissa voi olla useita toisistaan riippuvia välitavoitteita ja pienempiä tehtäviä. 

Kuten formuloissa myös hankkeessa voidaan heilauttaa eri värisiä lippuja varoituksena mahdollisista haasteista ja riskeistä sekä arvioida hankkeen etenemistä uudelleen. Hankkeiden hallinnan seuranta ja valvonta ovat tärkeitä vaiheita projektin hallinnassa. Seurannan tavoitteena on tarkkailla projektin etenemistä suunnitelman mukaisesti ja tunnistaa mahdolliset poikkeamat tai ongelmat varhaisessa vaiheessa. Se sisältää erilaisten projektin suorituskykyindikaattoreiden seuraamisen, kuten aikataulun, budjetin, resurssien käytön ja laadun. Hankkeiden hallinnan valvonnan tavoitteena on käsitellä ja korjata havaitut poikkeamat tai ongelmat varmistaakseen, että projekti pysyy oikealla polulla. Valvonta tarkoittaa toimia ja päätöksiä, jotka tehdään projektin suorituskyvyn parantamiseksi tai poikkeamien korjaamiseksi. Tämä voi sisältää resurssien uudelleenjakamista, aikataulun muutoksia, budjetin tarkistuksia tai muita korjaavia toimenpiteitä. Yhdessä seuranta ja valvonta auttavat projektitiimejä pitämään hankkeiden hallinnan kurssissaan ja reagoimaan nopeasti muutoksiin, mikä voi olla ratkaisevan tärkeää projektin onnistumisen kannalta. 

Maaliviivan ylitys ruutulipun heilahtaessa 

Ruutulipun heilahtaessa hanke saapuu maaliin ja sen lopputulokselle hankitaan hyväksyntä sidosryhmiltä, asiakkailta tai muulta hankkeeseen liittyvältä taholta. Lopuksi arvioidaan hankkeen suorituskykyä ja dokumentoidaan tulevat opit seuraaviin hankkeisiin.  Arviointi suoritetaan hankkeen lopussa, tai monivaiheisissa hankkeissa on hyödyllistä tehdä väliarvioinnit jokaisen vaiheen jälkeen. Hankkeiden hallinta auttaa tekemään isompia asioita fiksusti ja organisoituna. Se auttaa saavuttamaan tavoitteet suunnitellusti. 

Hankkeiden hallinnan kiihdytys seuraavalle tasolle 

Missä sarjassa teillä ajetaan formuloita ja millaisella ajopelillä? Käytetäänkö hankkeiden hallinnassa erilaisia järjestelmiä, dokumentteja, muistioita tai jopa sähköposteja? Hankkeiden hallinnassa on hyvä hyödyntää digitaalisia työkaluja esim. tehtävien kirjaamiseen ja resurssien allokointiin. Lanttu.io tarjoaa ketterän ja kevyen Microsoftin Power Platformilla toteutetun ratkaisun hankkeiden hallintaan. Se mahdollistaa hankkeiden keskittämisen yhteen järjestelmään, jota voi käyttää eri laitteilla kuten puhelimella. Hankkeiden hallinnan ratkaisu mahdollistaa tietojen kokoamisen esim. sähköposteista, Teams-viesteistä tai erilaisten dokumenttien tekoälyavusteisen lukemisen ja luokittelun osaksi hankkeen dokumentaatiota. Ratkaisu on mahdollista yhdistää sähköpostiin tai Teamsiin, jolloin tiimille voidaan lähettää ilmoituksia ja muistutuksia hankkeen työtehtävistä projektisuunnitelman aikataulun mukaisesti tai dokumenteissa kirjattuihin päivänmääriin pohjautuen.

Hankkeen seuranta on vaivatonta erilaisten työnkulkujen ja statusten avulla. Kaikki hankkeen jäsenet pysyvät ajan tasalla heille määritellyistä tehtävistä päivittyvien tehtävälistojen ansiosta. Lisäksi projektin vetäjä saa kattavan kuvan hankkeen etenemisestä ja näkee helposti ajantasaiset tiedot hankeen vaiheista ja tehtävien edistymisestä. Hankkeesta voidaan luoda raportteja sisäisille käyttäjille ja hankkeeseen liittyville ulkopuolisille toimijoille, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla hankkeen tilanteesta.

Low code alustalle toteutettu ratkaisu nopeuttaa käyttöönottoa ja tekee kehittämisestä ketterää. Käyttöönotto on sujuvaa, kun kehitystyö ja muutokset voidaan tehdä yhdessä loppukäyttäjien kanssa. Toteutukset ovat toimittajariippumattomia ja niiden hallinnointi ja ylläpito voidaan siirtää yritykselle itselleen. Lanttu.io tarjoaa kätevän tavan automatisoida ja tehostaa hankkeiden hallintaa varmistaen kaikille sidosryhmille ajantasaiset tiedot hankkeesta.

Hankemenestyksen voitonhuumaa maaliviivalla 

Kuten kilparadalla, myös hankkeiden hallinnassa tarkka suunnittelu ennen starttia on avainasemassa. Hankkeiden hallinta on kuin kartta tai suunnitelma, jonka avulla tiedämme, mitä teemme, milloin teemme sen ja mitä tarvitsemme sen tekemiseen. Tämän suunnitelman pohjalta kaikki tietävät, mitä tehdään, jos törmätään ongelmiin ja varmistetaan yhdessä, että suunnitelma on vahva ja toimiva. Viestinnän ollessa avainasemassa hankkeen edetessä, kaikki tiimin jäsenet pysyvät ajan tasalla mahdollisista muutoksista. Hankkeiden vaiheet muodostavat järjestelmällisen prosessin, jonka avulla varmistetaan projektin onnistuminen ja mahdolliset opit otetaan huomioon tulevia projekteja varten.   Hankkeiden hallintaa voidaan ajaa formulalla tai kansanautolla köröttelemällä. Jos auto ei ole kunnossa, niin eteneminen hidastuu ja pysähdykset varikolla lisääntyvät. Ilman toimivia työkaluja tai suunnitelmallista tiimityötä matkan teosta tulee kuoppaista tai se voi tyssätä kesken kaiken ja hanke ajautua romuttamolle kokonaan. Suunnitelmallisuus ja yhteistyö tekevät matkasta miellyttävän koko hanketiimille, kun kaikki ovat kartalla ja etenevät yhdessä kohti määränpäätä. Mikäli haluat mukaan hankkeiden hallinnan formulakisoihin, ota yhteyttä Lanttu.io. Me autamme teitä saavuttamaan voittoja kilpailukykyisellä ajopelillä hankkeiden hallinnan Gran Prixissä.  

Viimeisimmät artikkelimme:

Scroll to Top