Hankkeiden hallinnan formulakisat
Hankkeiden eli projektin hallinta on rajatun kokonaisuuden hallitsemista kohti asetettua tavoitetta, jossa jokaisella tiimin jäsenellä on ennalta määritelty tehtävä huolehdittavanaan. Hankkeiden hallinnassa on useita vaiheita, jotka auttavat organisoimaan ja suunnittelemaan projektin tehokkaasti. Eri vaiheet muodostavat kattavan suunnittelun, toteutuksen ja seurannan prosessin ja ne voivat vaihdella hankkeen koosta ja luonteesta riippuen. Tyypillisesti hankkeen hallinnan päävaiheita ovat:
- Suunnittelu ja määrittely
- Käynnistys
- Toteutus ja testaus
- Seuranta ja valvonta
- Loppuunsaattaminen
Suunnitteluvaiheessa on ennalta määritetyt varikkopysähdykset ja tiimin jäsenten tehtävät, tavoitteet ja aikataulu tehtävien suorittamiselle. Ensimmäiset tehtävät aloitetaan suunnitelman mukaisesti ja hanketiimi yhdessä varmistaa suunnitelman toimivuuden hankkeen edetessä. Toteuttamisvaiheessa on erittäin tärkeää kommunikoida muiden tiimin jäsenten kanssa ja tiedottaa hankkeeseen liittyvistä muutoksista ja päätöksistä. Koko hankkeen tiimi seuraa ja varmistaa, että kaikki hankkeessa etenee suunnitellusti. Hankkeissa tulisi tunnistaa mahdollisia riskejä jo suunnitteluvaiheessa ja tehdä varasuunnitelma hankkeelle ja sen edistämiselle. Aloitettaessa viimeinen kierros ja lähestyttäessä maalia tarkistetaan, että kaikki on tehty suunnitelman mukaisesti ja lopputulos vastaa odotuksia. Kilpailun jälkeen arvioidaan suorituksia ja julistetaan voittaja. Jälkipuinneissa voidaan vielä arvioida, miten hanke sujui ja mitä voidaan parantaa seuraavalla kerralla.
Reitin suunnittelu ja valmistelut
Hankkeiden hallinta on kuin suunniteltu matka, jossa jokaisella tiimin jäsenellä on merkittävä rooli. Se ohjaa tekemään oikeita asioita oikeaan aikaan ja varmistaa, että kaikki tietävät, mitä tehdä haasteiden kohdatessa. Näin ollen keskitetty hankkeiden hallinta tekee isompien asioiden toteuttamisesta järjestelmällistä ja fiksua, auttaen saavuttamaan tavoitteet suunnitellusti.
Suunnitteluvaiheessa määritellään tavoitteet ja tehtävät, luodaan aikataulu sekä suunnitellaan resurssit. Hankkeella saavutettavat tavoitteet ja niiden suorittamiseksi tarvittavat tehtävät listataan. Näille luodaan aikataulu, jossa kuvataan milloin mikäkin tehtävä suoritetaan ja resursoidaan tarvittavat ihmiset, budjetti ja mahdolliset muut resurssit. Hankkeelle valitaan projektiin tarvittavat ihmiset ja määritellään heidän roolinsa. Jokaisen tiimin jäsenen vastuut ja tehtävät on määriteltävä tarkasti, jotta varikkopysähdyksiltä voidaan lähteä liikkeelle tehokkaasti.
Lähtölaukaus ja startti matkaan
Hanketta käynnistettäessä kaikille tiimin jäsenille esitellään hanke sekä kerrotaan sen tavoitteet, tehtävät ja odotukset. Kun hanke on saanut starttilaukauksen, lähdetään sitä edistämään luodun suunnitelman pohjalta. Varikkopysäkillä jokainen tiimin jäsen suorittaa tehtävät suunnitellusti aikataulussa ja ajoja päästään jatkamaan. Jokainen hankkeen jäsen varmistaa taustalla, että kaikki omat tehtävät on mahdollista suorittaa aikataulussa. Silloin muutkin hankkeen jäsenet pääsevät edistämään omia tehtäviään aikataulussaan.
Kilpailu ja varikkopysähdykset
Hankkeen toteuttamisvaiheessa kaikki tulee pitää radiopuhelimen äärellä kuulolla ja tietoisina edistymisestä sekä mahdollisista poikkeamista. Hankkeelle asetetaan välitavoitteita ja aikatauluja, jolloin hankkeen kriittiset tehtävät tulisi valmistua. Nämä rajapyykit (milestone) tulee saavuttaa, jotta projekti valmistuu. Jos yksi kriittinen tehtävä myöhästyy, niin koko hanke myöhästyy, ellei jotain toista kriittistä tehtävää saada valmiiksi asetettua tavoiteaikaa nopeammin.
Jos musta lippu nousee varikkopysähdyksen merkiksi, niin on tarve tehdä korjaavia toimenpiteitä. Hankkeen edetessä on hallittava riskit ja tunnistettava ne, jotka voivat vaikuttaa hankkeen onnistumiseen ja siihen päästäänkö maaliin kurvaamaan ajoissa. Riskienhallinnalla pyritään ennakoimaan ja valmistautumaan mahdollisiin esteisiin hankkeen aikana. Jos hankkeen edetessä tulee muutoksia suunnitelmaan, tulisi varmistaa, että ne eivät vaikuta haitallisesti hankkeen tavoitteisiin ja sen etenemiseen.