Onko tiedon sävelkorkeus kunnossa?
Datan hallinta voi muistuttaa villiä länttä ilman kunnollista mallia ja prosesseja. Datassa voi olla puutteita, virheitä ja päällekkäisyyksiä, jos datan laadun hallintaa ei ole systemaattisesti integroitu organisaation toimintatapoihin. Mitä parempaa ja laadukkaampaa yrityksen data on sitä oikeampia vastauksia ja prosesseja tekoälyn avulla voidaan saavuttaa tulevaisuudessa. Ratkaisevaa on, että datan hallinta ei ole vain IT-osaston vastuulla, vaan se on koko organisaation asia. Johdon tuki, selkeät toimintamallit ja henkilöstön koulutus ovat avaintekijöitä onnistuneelle datan hallinnalle. Tiedon luokittelu, suojaaminen ja hallinta ovat jatkuvia prosesseja, joiden keskiössä on tiedon omistajuus. Jokaisella tiedon osalla, erityisesti master datalla, tulee olla nimetty omistaja, joka kantaa vastuun kaikista siihen liittyvistä näkökulmista.
Onko yrityksenne työntekijöille selvää, kuka hallinnoi dataa eri järjestelmissä ja mitä muutoksia kukin on oikeutettu tai velvollinen tekemään? Arki saattaa tuoda eteen tilanteita, joissa on epäselvää, kuka vastaa datasta ja keneen tulisi ottaa yhteyttä. Parhaimmillaan tätä tietoa hallinnoivat valtuutetut henkilöt, jotka pitävät yllä dataa määritetyn tietomallin ja sovittujen prosessien mukaisesti. Monet organisaatiot perustavat Master Data Management (MDM) -tiimejä, jotka ovat vastuussa master datan omistajuudesta. Nämä tiimit eivät ainoastaan varmista selkeitä prosesseja master datan hallintaan, vaan myös valvovat datan laadun ylläpitoa ja parantamista. He huolehtivat myös siitä, että datan päivittäminen ja syöttäminen järjestelmään tapahtuvat oikein. MDM-tiimin jäsenet toimivat puolestapuhujina organisaation eri osastoilla ja auttavat ratkaisemaan mahdolliset konfliktitilanteet datan hallinnassa.
Master datan omistaja tietojenhallinnan solistina
Kun pohdimme kysymystä master datan omistajuudesta, tarkoitamme henkilöä tai organisaatiota, joka on vastuussa tietojen kokoamisesta, ylläpidosta sekä tietoturvaa koskevista vaatimuksista ja lainsäädännöllisistä vaatimuksista. Master datan omistaja toimii kuin tiedon valvoja, joka pitää huolen siitä, että kaikki tarvittavat tiedot ovat järjestyksessä ja valmiina käytettäväksi. He ovat avainroolissa tietojen hallinnassa, varmistaen, että master data toimii ja virtaa saumattomasti tarjoten vakaan perustan yrityksen menestykselle. Tässä roolissaan he eivät ainoastaan varmista, että tieto on oikeaa ja luotettavaa, vaan myös edistävät tehokasta tiedonkäyttöä organisaatiossa.
Vastuu datan oikeellisuudesta ja päivittämisestä voi olla jaettu organisaation eri osastoille, esimerkiksi myynti- ja asiakaspalvelutiimit voivat vastata asiakasdatan tarkkuudesta ja ajantasaisuudesta. Tasapainoinen vastuunjakaminen varmistaa, että jokainen osa organisaatiota osallistuu aktiivisesti master datan hallintaan ja että kaikki tieto säilyy korkealaatuisena. Master datan yhtenäinen hallinta edellyttää tiivistä yhteistyötä ja vahvaa kommunikaatiota eri osastojen välillä. Vain tällä tavoin organisaatio voi varmistaa, että datan sinfonia soi harmonisesti ja että jokainen sointu sopii saumattomasti yhteen liiketoiminnan sujuvuuden takaamiseksi.
Kuka johtaa teidän dataorkesterianne?
Kuka organisaatiossanne on se kapellimestari, joka ohjaa dataorkesteria? Soivatko kaikki instrumentit yhteisessä tahdissa vai onko mukana riitasointuja, jotka vaikuttavat tiedonvirtaukseen? Onko datan hallinta organisaatiossanne musiikkia korville? Organisaation menestyksekäs toiminta perustuu vahvaan datan omistajuuteen ja sen tehokkaaseen johtamiseen. Kapellimestari on avainroolissa varmistamassa, että kaikki järjestelmät on viritetty oikein ja että tieto kulkee sujuvasti organisaatiossanne. Aivan kuten hyvin johdetussa orkesterissa, selkeällä omistajuudella ja yhteisymmärryksellä datasta varmistetaan, että kaikki toimii harmonisesti ja saumattomasti.
Master datan johtaminen vaatii erityistä näkemystä ja strategista lähestymistapaa. Ilman asianmukaista datan hallintaa ja siihen liittyviä prosesseja, organisaatiossa voi syntyä omistajuuden puutetta, mikä altistaa huonolle datalaadulle ja sen aiheuttamille riskeille. Organisaation johdon on toimittava yrityksen ylimpänä arkkitehtina, ymmärrettävä kokonaisarkkitehtuuri ja erityisesti yrityksen tärkeimmän aineettoman pääoman, eli datan, rooli siinä. Yrityksen tulee luoda vahva datastrategia, joka tukee liiketoimintastrategiaa. Johdon tehtävänä on myös varmistaa, että datan ja prosessien integrointi tapahtuu saumattomasti.
Ulkoistettu master datan hallinta: apua ja asiantuntemusta tarvittaessa
Joskus organisaation omat resurssit eivät ole riittävät tai saattaa ilmetä osaamisvajetta, jolloin master datan hallintaan kaivataan ulkopuolista apua. Erityisesti suurten järjestelmähankkeiden, kuten ERP-järjestelmävaihdosten, yhteydessä tulee usein tarve tarkastella yrityksen järjestelmässä olevia tietoja huolellisesti ja pyrkiä yhtenäistämään ne uuteen järjestelmään. Tavoitteena on varmistaa, että tiedot ovat kaikkien saatavilla käyttökelpoisessa muodossa.
Lisäresurssit voivat olla välttämättömiä tällaisissa datan siivousprojekteissa. On tärkeää ottaa huomioon, että datan yhtenäistämisen ja ylläpidon säännöt on sovittava ennen varsinaisen datan puhdistustyön aloittamista. Tämä varmistaa, että prosessi on tehokas ja tulokset ovat laadukkaita. Me Lantulla tarjoamme datan hallinnan ulkoistuspalvelua auttaaksemme organisaatioita keskittymään ydinliiketoimintaansa ja varmistamaan, että kaikki käytettävissä oleva tieto on yhdenmukaista ja ajantasaista. Ulkoistettu master datan hallinta tarjoaa apua ja asiantuntemusta, auttaen organisaatiota hyödyntämään tietonsa parhaalla mahdollisella tavalla ja varmistamaan, että datan siirrot tapahtuvat sujuvasti ja hallitusti.
Yhteenveto
Master datan omistajuus, vastuut ja johtaminen muodostavat organisaation datasinfonian. Organisaation sisäinen kapellimestari ohjaa dataorkesteria kohti harmonista yhteispeliä. Tietojenhallinnan solistina toimiva master datan omistaja varmistaa tietojen oikeellisuuden ja tehokkaan käytön. Selkeä omistajuus ja yhteisymmärrys varmistavat, että datan hallinta muodostaa harmonisen sävelkorkeuden organisaatiossa, parantaen päätöksentekoa ja liiketoiminnan tehokkuutta. Datan omistajuus ja johtaminen eivät ole pelkästään teknologista toimintaa, vaan ne ovat strategisia päätöksiä ja organisaation laajaa sitoutumista. Yhteistyö ja kommunikaatio muodostavat tässä yhtälössä avainaseman, varmistaen, että datan eheys säilyy ja että se hyödyttää organisaatiota kokonaisuutena.
Viimeisimmät artikkelimme:
- Master datan hallintajärjestelmä Power Platformilla – toteutus (2/2)
- Lanttu.io osallistuu: Siipiä, chämppäreitä ja verkostoitumista Tampereella 8.5.
- Power BI: Tehokas työkalu datan visualisointiin ja analysointiin osana Power Platformia
- Innovaatioaamu 4.4.2024: Nopeuta kehitystä low codella ja AI:lla
- Hankkeiden hallinta: formuloiden aika-ajot vai navigointia tuntemattomilla teillä? (2/2)