Excel, tuo kätevä tiedon tallennusformaatti, joka usein tulee ensimmäisenä vaihtoehtona mieleen, kun haluat esimerkiksi tallentaa, korjata tai jakaa tietoa. Kynnys Excelin avaamiselle on matala, ja se tuntuu helpolta ja vaivattomalta vaihtoehdolta edellä mainittujen tehtävien aikaan saamiseksi. Excel soveltuu hyvin tiedon työstämiseen ja väliaikaiseen tallennukseen, mutta sen hyödyntäminen ns. tietokantamaisesti aiheuttaa usein haasteita. Lanttu.io on tunnistanut näitä haasteita ja huomannut, että Power Platform tarjoaa monia vastauksia ”Excel-mastereiden” luomien haasteiden ratkomiseksi.
Excel-ylläpidon haasteet
Mahdollisesti sinullekin tuttu tilanne: tietoja halutaan alkaa ylläpitämään järjestelmällisemmin, mutta kyseiselle tiedolle ei sillä hetkellä löydy paikkaa tai järjestelmää, johon se voitaisiin kerätä, joten tiedot kirjataan Exceliin. Excel lähetetään sähköpostilla tai jaetaan esimerkiksi OneDrive- tai Teams-kansioon. Tiedostoa lähetellään edestakaisin vastaanottajien välillä. Jakeluun saatetaan lisätä henkilöitä, ja välillä joku saattaa tippua pois varsinkin, jos kyse on sähköpostin jakelulistasta. Tietoturva voi myös vaarantua, jos tiedosto lähtee vahingossa väärille vastaanottajille. Vastaanottajilla on tiedostosta omia versioita ja viimeisimmän version sijainti hämärtyy. Tiedosto saattaa mennä ajoittain rikki tai muutokset menevät päällekkäin. Aina tiedostoa ei välttämättä muisteta päivittää. Tässä kohtaa tietojen ylläpito alkaa tuntua usein työläältä.
Haasteiden kitkeminen Power Platformilla
Microsoft Power Platform on Microsoftin tarjoama low code -alusta. Se muodostuu työkaluista, joilla voi luoda low code -periaatteella liiketoimintasovelluksia. Alusta on nopeasti käyttöönotettavissa ja konkreettisia tuloksia saavutetaan nopeasti. Voit rakentaa ratkaisun pala kerrallaan täsmäratkaisuina, pikkuhiljaa palasia yhdistellen. Vaihtoehtoisesti voit luoda kokonaisvaltaisen datan hallintajärjestelmän kerralla. Sovellukset voivat muun muassa sisältää:
- Käyttöliittymän (Power Apps)
- Tietokannan (Dataverse)
- Liiketoimintalogiikan automatisoinnin (Power Automate)
- Raportointivalmiuden (Power BI)
Nämä ovat Power Platformin ydinkomponentit, joiden lisäksi alusta tarjoaa monia mahdollisuuksia hyödyntää sekä tukea myös muita järjestelmiä ja tietolähteitä.
Käyttöliittymä
Power Apps tarjoaa kolme eri käyttöliittymävaihtoehtoa, joista kaikki ovat sekä web- että mobiiliyhteensopivia. Nämä kolme vaihtoehtoa ovat:
- Canvas App
- Model-driven app
- Power Pages
Lyhyesti summattuna Canvas App on vaihtoehtona lähimpänä mobiilisovellusta, ja sen pohja voidaan rakentaa mobiili- tai tablettiyhteensopivaksi (skaalautuvuuden puolesta). Canvas App on hyvin kustomoitavissa ja sopii ns. täsmäratkaisuihin eli esimerkiksi jonkun tietyn prosessin toteuttamiseen. Tietokantana voidaan käyttää Power Platformin Dataversen lisäksi monia ulkoisia tietolähteitä, kuten esimerkiksi SQL serveriä tai Sharepoint listoja.
Model-driven app nimensä mukaisesti rakentuu tietomallin pohjalta. Model-driven app vaatii toimiakseen Power platformin tietokannan eli Dataversen. Model-driven sovelluksen käyttöliittymä rakentuu Dataverseen luotujen taulujen päälle, ja jokaisella taululla on sekä lista- (view) että lomakenäkymä (form). Taulu tai taulut muodostavat sovelluksen, joka toimii erityisesti datamassojen käsittelyyn ja ylläpitoon. Model-driven sovelluksessa on paljon sisäänrakennettuja ominaisuuksia, esimerkiksi tiedon sisääntuonnin ja ulosviennin suorittamiseen.
Power Pages on pohjimmiltaan nettisivu, joka yhdistetään Dataverseen. Power Pages on pätevä vaihtoehto varsinkin silloin, kun halutaan mahdollistaa ulkoisten käyttäjien kuten toimittajien pääsy dataan tai raportteihin. Power Pages tarjoaa myös Dataversen taulujen pohjalta valmiit web-pohjaiset lista- ja lomakenäkymät, jotka mahdollistavat tiedonsyötön käyttäjälle.
Voit muokata käyttöliittymän käyttötarpeen ja datamallin mukaisesti, jolloin käyttäjän on mahdollista ylläpitää sekä hakea tietoja nopeasti. Ei enää tiedostojen läpi kahlausta tai monimuotoisen tiedon tai tiedostojen tulkitsemista! Käyttöliittymän kautta tiedonhaku, luettavuus ja laatu pystytään määrittelemään vaatimusten mukaisesti.
Tietokanta
Excelin sijaan tiedot voidaan tallentaa Dataverseen eli Power Platformin tietokantaan, joka on skaalautuva, turvallinen ja monipuolisesti kustomoitavissa oleva relaatiotietokanta. Se tarjoaa muutoshistorian hallinnan, valmiudet roolipohjaisille käyttäjäoikeuksille ja datamallin sekä siihen liittyvien sääntöjen määrittelyn. Dataverse on helppo ja nopea käyttöönotettava sekä suojattu Microsoftin tietoturvateknologialla. Dataan pääsy vaatii lähtökohtaisesti AD-tunnistautumisen sekä soveltuvan Power Apps -käyttäjäroolin. Dataan pääsyä pystyy siis rajaamaan useammalla tasolla ympäristöstä aina kenttäkohtaisiin oikeuksiin asti. Dataversen avulla data saadaan tallennettua turvalliseen ja keskitettyyn paikkaan, jossa versiointi, muutoshistoria sekä mahdolliset liiketoiminnan vaatimukset tallennettavalle datalle voidaan määritellä. Toisin kuin Excel, Dataverse tarjoaa työkalut sekä itse datan että käyttäjien hallintaan, jolloin tietoturva ja tiedot pysyvät kunnossa. Ei siis enää päällekkäisiä muutoksia, rikkinäisiä tiedostoja tai kadonnutta viimeisintä versiota! Data löytyy aina samasta paikasta niille henkilöille, jotka sitä tarvitsevat.
Automaatiot ja liiketoimintalogiikka
Power Platform sisältää myös erillisenä työkaluna toimivan Power Automaten, joka on automaatio- ja integraatiotyökalu. Sen avulla pystytään hyödyntämään Power Platformin sisäisten työkalujen lisäksi lukuisten muidenkin palveluiden ja sovellusten dataa ja toiminnallisuuksia sekä automatisoimaan työvaiheita sen sadoilla eri liittimillä (connectors). Power Automaten avulla prosessien manuaaliset vaiheet voidaan kitkeä pois sekä varmistaa, että prosessin vaiheet viedään onnistuneesti maaliin samalla kun datan laadusta pidetään huolta. Kun verrataan Exceliä Power Automateen, täytyy kuitenkin muistaa, että Excel on lähtökohtaisesti taulukkolaskentaohjelma, joten Power Automatea vastaavat toiminnallisuudet vaatisivat vähintäänkin makrojen koodaamista, eivätkä makrotkaan mahdollista kaikkea.
Raportointi
Power BI on monipuolinen työkalu datan visualisointiin ja raportointiin, joka helpottaa datan analysointia, seurantaa ja jakamista. Power BI on integroitu muihin Power Platformin komponentteihin, mahdollistaen monipuolisen ja tehokkaan tiedonhallinnan ja tiedon hyödyntämisen. Raportit ja grafiikat pysyvät ajan tasalla, eikä niitä tarvitse luoda uudelleen joka kerta, kun tiedostoa päivitetään tai tiedosto muuttuu.
Yhteenveto
Power platform tarjoaa kattavan alustan low code -kehitykseen sekä datan hallintaan. Alusta ei vaadi suuria investointeja käyttöönottoa varten, ja se muokkautuu tarpeiden mukaan ketterästi. Sovelluskehitys Power Platformilla noudattaa low code -periaatteita, ja monimutkaisetkin liiketoimintalogiikat sekä -automaatiot voi tuottaa usein nopealla aikataululla. Alusta soveltuu niin pienien kuin suurempienkin haasteiden ratkaisemiseen, ja muutoksiin pystytään reagoimaan joustavasti. Power Appsin avulla pystymme varmistamaan, että käyttäjillä on käytössään moderni ja tietoturvallinen käyttöliittymä, jolla he voivat hallita dataa. Data saadaan tallennettua keskitetysti Dataversen avulla, mikä varmistaa myös tiedon muutoshistorian tallentamisen sekä käyttäjäroolien hallinnan. Näiden yhdistelmällä mahdolliset epäselvät tilanteet ja tietojen palautus saadaan nopeasti selvitettyä. Alusta tarjoaa myös raportointivalmiuden (Power BI) sekä automaatio- että integraatiotyökalut (Power Automate), joiden avulla tiedon jako, käsittely ja integrointi varsinkin Microsoftin sovelluksiin, kuten Teams ja Sharepoint, on saumatonta.
Viimeisimmät artikkelimme: