Sääntelyä tulee lisää. Hallintaa ja automaatiota pitäisi olla enemmän.
Compliance ilman Excel-rumbaa, hajanaisia dokumentteja ja auditointistressiä.
Ratkaisu tuo vaatimukset, riskit, vastuut ja kontrollit yhteen näkymään. Data-automaatiot pitävät tiedot ajan tasalla, keräävät todisteet automaattisesti. Kontrollit varmistavat, että vaatimusten toteutuminen on läpinäkyvää ja todennettavissa.
Haluatko ymmärtää, mitä uudet säädökset tarkoittavat juuri teidän liiketoiminnallenne?
Jokaisen yrityksen compliance-haasteet ovat erilaisia.
Joillekin ajankohtainen kysymys on PPWR:n. Toisilla haasteena on EUDR:n vaatima tuotetiedon jäljitettävyys tai CSRD-raportoinnin tietojen kokoaminen. Monella tarvittavat tiedot ovat edelleen Exceleissä ja SharePoint-kansioissa.
Compliance-ratkaisu auttaa yhdistämään vaatimukset, tiedot, vastuut ja kontrollit yhdeksi hallituksi kokonaisuudeksi, jossa tiedon oikeellisuus ja vaatimusten toteutuminen ovat todennettavissa.
Käydään yhdessä läpi nykytilanne ja tunnistetaan, missä automaatio ja parempi tiedonhallinta tuovat suurimman hyödyn.
Tunnistatko nämä compliance-haasteet?
EU:n uudet säädökset, kuten EUDR, PPWR, EmpCo, CSDDD, CSRD, ESPR ja CBAM, lisäävät vaatimuksia tuotteiden, toimitusketjujen, pakkausten ja vastuullisuustiedon hallintaan.
Yhteistä niille kaikille on yksi asia:
Yrityksen on pystyttävä osoittamaan tietojen oikeellisuus, alkuperä, vastuuhenkilöt ja vaatimusten toteutuminen luotettavasti.
Kun näkyvyys puuttuu, seuraukset näkyvät nopeasti:
-
Et tiedä, mistä tuotteen vastuullisuus-, materiaali- tai pakkaustiedot löytyvät.
-
Samoja tietoja ylläpidetään ERP:ssä, Excelissä, dokumenteissa ja toimittajaportaaleissa.
-
Kukaan ei omista tietoa kokonaisuutena eikä vastaa sen oikeellisuudesta.
-
Muutokset toimittajiin, tuotteisiin tai vaatimuksiin eivät päivity automaattisesti kaikkialle.
-
Auditointiin tai raportointiin tarvittavat todisteet joudutaan kokoamaan käsin useista lähteistä.
-
Vaatimusten toteutumisen seuranta perustuu sähköposteihin, muistutuksiin ja manuaalisiin tarkistuksiin.
-
Riskit ja poikkeamat havaitaan vasta auditoinnissa tai asiakkaan kysyessä lisäselvityksiä.
-
Asiantuntijoiden aikaa kuluu tiedon etsimiseen, tarkistamiseen ja raportointiin liiketoiminnan kehittämisen sijaan.
Kuulostaako tutulta?
Useimmiten ongelma ei ole itse säädöksissä.
Ongelma on siinä, että vaatimukset, tiedot, vastuut ja kontrollit ovat hajallaan eri järjestelmissä, dokumenteissa ja prosesseissa. Silloin compliance muuttuu jatkuvaksi käsityöksi, vaikka sen pitäisi olla osa normaalia liiketoiminnan ohjausta.
Compliance alkaa tiedosta.
Useimmat compliance-hankkeet keskittyvät säädöksiin, dokumentaatioon ja auditointeihin.
Todellisuudessa suurin osa työstä liittyy kuitenkin tiedon keräämiseen, ylläpitämiseen, todentamiseen ja raportointiin.
Yrityksen on pystyttävä vastaamaan yksinkertaisiin kysymyksiin:
-
Mitkä vaatimukset koskevat meitä?
-
Missä tarvittava tieto sijaitsee?
-
Kuka vastaa tiedon oikeellisuudesta?
-
Miten vaatimusten toteutuminen voidaan todistaa?
Jos tieto on hajallaan järjestelmissä, dokumenteissa ja Exceleissä, compliance muuttuu helposti manuaaliseksi työksi.
Compliance ei ole dokumentteja. Se on toimintamalli.
Lanttu Compliance yhdistää vaatimukset, tiedot, vastuut, kontrollit ja todisteet yhdeksi hallituksi kokonaisuudeksi.
Data-automaatiot pitävät tiedot ajan tasalla, työnkulut ohjaavat oikeita henkilöitä oikeisiin tehtäviin ja kontrollit varmistavat, että vaatimusten toteutuminen on todennettavissa myös auditointitilanteissa.
Kun tieto, vastuut ja kontrollit ovat yhdessä paikassa:
-
Seuranta ei ole yksittäisten asiantuntijoiden varassa
-
Tiedot ja todisteet haetaan ja tallennetaan automaattisesti
-
Compliance on jatkuva toimintamalli erillisten dokumenttien sijaan
-
Riskit havaitaan aikaisemmin
-
Auditointeihin valmistautuminen nopeutuu
Säädökset kertovat mitä pitää tehdä.
Compliance varmistaa, että vaatimukset täyttyvät ja ne voidaan myös todistaa.
Compliance osana päivittäistä toimintaa
Compliance ei synny dokumenteista tai yksittäisistä projekteista. Se syntyy siitä, että vaatimukset, tieto, vastuut ja kontrollit ovat osa päivittäistä liiketoimintaa.
Lanttu Compliance kokoaa nämä yhteen hallittuun kokonaisuuteen.
Compliance osaksi normaalia liiketoiminnan ohjausta
Tunnista vaatimukset
Määritä, mitä säädöksiä, standardeja ja sisäisiä vaatimuksia organisaation tulee noudattaa.
PPWR, EUDR, CSRD, CSDDD, AI Act ja muut vaatimukset kootaan yhteen paikkaan, jossa niiden vaikutukset liiketoimintaan ovat helposti nähtävissä.
Hallitse vastuut
Määritä omistajat, hyväksyjät ja vastuuhenkilöt.
Jokaisella vaatimuksella, kontrollilla ja tehtävällä on selkeä omistaja, vastuu ja näkyvyys niiden toteutumiseen.
Automatisoi tiedonkeruu ja ylläpito
Data-automaatiot yhdistävät tiedon eri järjestelmistä, dokumenteista ja ulkoisista lähteistä.
Tietoa ei tarvitse kerätä, kopioida tai ylläpitää manuaalisesti useassa paikassa.
Valvo kontrollien toteutumista
Työnkulut, statukset, hyväksynnät ja automaattiset tarkistukset varmistavat, että vaatimukset täyttyvät käytännössä.
Poikkeamat havaitaan ajoissa, riskit ovat näkyvissä ja auditointeihin voidaan valmistautua jatkuvasti, ei viime hetkellä.
Tallenna, todista ja raportoi
Kaikki tiedot, päätökset, hyväksynnät ja todisteet ovat jäljitettävissä.
Täydellinen audit trail mahdollistaa sen, että vaatimusten toteutuminen voidaan osoittaa luotettavasti asiakkaille, auditoijille ja viranomaisille.
Vaatimukset yhdessä paikassa. Vastuut selkeinä. Datan haku ja kontrollit automatisoituina. Todisteet valmiina silloin, kun niitä tarvitaan.
Sääntely lisääntyy. Vaatimukset eivät vähene.
EU:n uudet säädökset muuttavat tuotteisiin, toimitusketjuihin, pakkauksiin ja vastuullisuuteen liittyvän tiedon hallintaa merkittävästi.
PPWR, EUDR, EmpCo, CSRD, CSDDD, ESPR ja CBAM lisäävät vaatimuksia tiedonhallinnalle, jäljitettävyydelle ja raportoinnille.
Yhteinen vaatimus kaikille säädöksille:
-
Tiedon on oltava luotettavaa
-
Tiedon alkuperä on pystyttävä osoittamaan
-
Vastuut on määriteltävä selkeästi
-
Vaatimusten täyttyminen on voitava todistaa
Enää ei riitä, että tuote on kunnossa.
Myös tuotetta, toimittajia, materiaaleja, pakkauksia ja vastuullisuutta kuvaavan tiedon on oltava luotettavaa, jäljitettävää ja todennettavaa.
Siksi compliance ei ole enää pelkkä sääntelykysymys. Se on myös tiedonhallinnan, vastuiden ja automaation kysymys.
Kun tieto on hajallaan
Kun tieto on hajallaan järjestelmissä, dokumenteissa ja Exceleissä, compliance muuttuu käsityöksi.
Kun kokonaisuus on hallinnassa
Kun tieto, vastuut ja kontrollit ovat hallinnassa, myös compliance on hallinnassa.
Mitä Compliance tuo Microsoft ERP:n päälle?
Microsoft säilyttää tiedon. Compliance ohjaa toimintaa.
Microsoft 365, SharePoint, Teams ja muut Microsoft-ratkaisut sisältävät compliance-tiedot.
Tiedosta hallituksi toimintamalliksi
Yksinään ne eivät kuitenkaan kerro:
-
Mitä vaatimuksia tulee noudattaa
-
Kuka vastaa niiden toteutumisesta
-
Mitä kontrollien tulee tarkistaa
-
Ovatko tehtävät hoidettu ajallaan
-
Voidaanko vaatimusten täyttyminen todistaa
Ratkaisu tuo Microsoft-ympäristöön:
-
Selkeät vastuut ja omistajuudet
-
Hyväksynnät ja päätöksenteon työnkulut
-
Kontrollit ja automaattiset tarkistukset
-
Tehtävien seurannan ja muistutukset
-
Täyden audit trailin ja jäljitettävyyden
-
Data-automaatiot tiedon keruuseen ja ylläpitoon
Hallintakerros olemassa olevien ratkaisujen päälle
Lanttu.io Compliance rakentaa hallintakerroksen olemassa olevien ratkaisujen päälle tutuilla Microsoft-teknologioilla. Se yhdistää tiedot, vastuut ja kontrollit yhdeksi hallituksi kokonaisuudeksi.
Enemmän kuin dokumenttien hallintaa
Compliance ei ole vain dokumenttien tallentamista SharePointiin.
Se on vaatimusten, vastuiden, kontrollien ja todisteiden hallintaa tavalla, joka tekee vaatimusten toteutumisesta läpinäkyvää ja todennettavaa.
Tieto on jo olemassa. Compliance tuo siihen vastuut, kontrollit ja automaation.
Näin vaatimusten täyttyminen voidaan osoittaa luotettavasti asiakkaille, auditoijille ja viranomaisille.
Ovatko vaatimukset, vastuut ja kontrollit hallinnassa?
Monessa yrityksessä vaatimusten seuranta, raportointi ja todentaminen perustuvat edelleen Excel-tiedostoihin, sähköposteihin ja asiantuntijoiden hiljaiseen tietoon.
PPWR, EUDR, CSRD, CSDDD ja muut säädökset lisäävät vaatimuksia tiedon hallinnalle, jäljitettävyydelle ja raportoinnille. Kun tieto, vastuut ja kontrollit ovat hajallaan, compliance muuttuu helposti käsityöksi.
Näytämme, miten compliance voidaan rakentaa osaksi päivittäistä toimintaa hyödyntämällä data-automaatiota, työnkulkuja ja kontrollien hallintaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mihin säädöksiin Compliance-ratkaisua voidaan käyttää?
Compliance-ratkaisu auttaa hallitsemaan sekä ulkoisia säädösvaatimuksia että sisäisiä kontrolli- ja hallintamalleja. Ratkaisua voidaan hyödyntää esimerkiksi PPWR-, EUDR-, CSRD-, CSDDD-, ESPR-, CBAM- ja AI Act -vaatimusten hallintaan sekä auditointeihin, sertifiointeihin ja yrityksen omiin compliance-prosesseihin.
Korvaako Compliance-ratkaisu nykyiset järjestelmämme?
Ei.
Compliance-ratkaisu hyödyntää olemassa olevia järjestelmiä, kuten Microsoft 365:tä, SharePointia, Teamsia, ERP-järjestelmiä ja muita tietolähteitä. Ratkaisun tarkoitus on yhdistää tiedot, vastuut, kontrollit ja työnkulut yhteen hallittuun kokonaisuuteen.
Miten Compliance liittyy datan hallintaan?
Useimmissa organisaatioissa suurin compliance-haaste ei ole säädösten ymmärtäminen vaan tarvittavan tiedon kerääminen, ylläpitäminen ja todentaminen.
Compliance edellyttää, että tuotteita, toimittajia, vastuullisuutta ja prosesseja koskeva tieto on luotettavaa, jäljitettävää ja helposti raportoitavaa. Siksi tiedonhallinta on keskeinen osa onnistunutta compliancea.
Kuka vastaa compliance-vaatimusten toteutumisesta?
Compliance ei ole yhden henkilön tai osaston tehtävä.
Ratkaisu auttaa määrittelemään vastuut, omistajat, hyväksyjät ja kontrollit siten, että jokaisella vaatimuksella ja tehtävällä on selkeä vastuuhenkilö sekä näkyvyys toteutumiseen.
Voidaanko tiedonkeruuta automatisoida?
Kyllä.
Data-automaatiot voivat kerätä, yhdistää ja päivittää tietoja useista järjestelmistä ja lähteistä automaattisesti. Tämä vähentää manuaalista työtä, virheitä ja päällekkäistä tiedon ylläpitoa.
Miten auditointeihin valmistautumista voidaan helpottaa?
Ratkaisu kokoaa vaatimuksiin liittyvät tiedot, kontrollit, hyväksynnät ja todisteet yhteen paikkaan.
Täydellinen audit trail mahdollistaa sen, että tarvittavat tiedot ovat helposti löydettävissä ja niiden alkuperä voidaan todentaa luotettavasti.
Voidaanko Compliance-ratkaisua käyttää Microsoft 365 -ympäristössä?
Kyllä.
Ratkaisu täydentää Microsoft 365-, SharePoint- ja Teams-ympäristöä tuomalla niiden päälle vastuut, työnkulut, kontrollit, automaatiot, hyväksynnät ja jäljitettävyyden.
Miten nopeasti Compliance-ratkaisun käyttöönotto voidaan aloittaa?
Käyttöönotto voidaan aloittaa tunnistamalla ensin keskeiset vaatimukset, prosessit, tiedot ja vastuut.
Moni organisaatio aloittaa yhdestä käyttötapauksesta, kuten PPWR-, EUDR- tai CSRD-vaatimuksista, ja laajentaa ratkaisua vaiheittain muihin compliance-prosesseihin.
Mikä on suurin hyöty Compliance-ratkaisusta?
Yksittäisten säädösten hallintaa tärkeämpää on luoda toimintamalli, joka toimii myös tulevien vaatimusten kohdalla.
Kun tiedot, vastuut, kontrollit ja automaatiot ovat kunnossa, uusien säädösten käyttöönotto nopeutuu, auditointityö vähenee ja compliance muuttuu jatkuvaksi toimintamalliksi erillisten projektien sijaan.
Miten Compliance liittyy Data Control -ratkaisuun?
Data Control auttaa varmistamaan, että liiketoiminnan data on laadukasta, omistettua ja hallittua.
Compliance hyödyntää tätä tietoa vaatimusten, kontrollien, raportoinnin ja auditointien hallintaan.
Data Control varmistaa tiedon. Compliance varmistaa, että tiedolla voidaan osoittaa vaatimusten täyttyminen.